GESTION DES ARCHIVES
Gestion rationnelle des archives :une nécessité qui s’impose
![]() La" />Plusieurs facteurs expliquent cette évolution : développement de l’économie numérique qui implique une maîtrise renforcée de la conservation et de la destruction des documents servant de preuve ; recherche d’une économie de moyens logistiques pour le stockage des documents quel que soient les supports utilisés ; garantie de l’accessibilité et de l’intégrité des documents archivés.
Dans le cadre de sa spécialisation dans la conception des systèmes documentaires, Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils a développé une expertise importante pour l’accompagnement des projets de rationalisation de la gestion des archives. Ses interventions concernent toutes les facettes d’un projet : organisation, informatisation, traitement des fonds existants.
Organisation de la gestion des archives
L’optimisation de la gestion des archives intègre nécessairement une analyse de l’ensemble de la chaîne documentaire depuis la création ou la réception des documents jusqu’à leur destruction.
Réalisée sous forme d’audit, l’étude permet de définir et de mettre en place des plans d’actions visant à améliorer la gestion et la traçabilité des documents qu’ils soient actifs, semi-actifs ou inactifs.
La démarche implique la conception et la mise en œuvre d’outils spécialisés tels que plan de classement, charte d’archivage, procédures de gestion qui sont des éléments clés d’une gestion efficace.
En complément, Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils est en capacité de déployer une équipe spécialisée pour mettre en œuvre les principes retenus : inventaires, tris, éliminations, classement, préparation de la numérisation des documents.
Ces experts gèrent également les actions de formation et de sensibilisation indispensables au succès et à la pérennité de l’organisation proposée. Informatisation de la gestion des archives .Un progiciel de gestion intégrée d’archives ou de records management est un support indispensable au bon fonctionnement des procédures de gestion. Les consultants du Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils ont une parfaite connaissance des outils existants et sont à même d’aider au choix de la solution optimale : rédaction du cahier des charges, assistance au choix et à la mise en œuvre de la solution.
Dans le cadre des activités de conseil, Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils publie régulièrement des études comparatives des logiciels existants.
Accompagnement de l’externalisation de la gestion des archives
De plus en plus d’organismes publics ou privés confient la conservation de leurs archives à des prestataires qui en assurent parfois également la gestion.
Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils accompagne les différentes étapes de cette démarche d’externalisation : étude de l’existant et des besoins, étude économique, conception et mise en place des outils de gestion, rédaction de cahier des charges, assistance au choix du prestataire, plan de transfert des archives.
Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils prend en charge la gestion des archives dans les locaux de l’organisme en déployant une équipe recrutée et formée en fonction des besoins.
|
