DOCUMENTATION
 Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils est spécialisé depuis plus de trente ans dans l’étude et l’accompagnement des projets de gestion documentaire. Totalement indépendant des vendeurs de solution, il propose une expertise dans différents domaines complémentaires de la gestion de la documentation :
- Analyse des besoins et des points d’amélioration (étude d’opportunité, étude de faisabilité, audit)
- Préconisations et plans d’actions
- Informatisation – Ré-informatisation
- Organisation et structuration des bases documentaires
- Création de réseau de ressources documentaires
- Elaboration des outils métiers : thésaurus, terminologies, définition des mots-clés, etc.
- Description bibliographique des documents selon les normes en vigueur
Les objectifs justifiant la mise en place d’une gestion documentaire peuvent être variés. Qu’il s’agisse de proposer un portail unique de ressources documentaires à destination des agents ou de clients, afin de diminuer les délais de production, de sécuriser l’accès à des informations, d’aider à la mise en place et au respect de règles et de normes légales ou internes ou de partager un dossier vivant dématérialisé unique, un système optimal de gestion documentaire dispose d'atouts importants pour atteindre ces objectifs.
La gestion de l'information représente des coûts cachés qui sont estimés à près de 30% du chiffre d'affaires d'une société. Dans ce contexte, l'évaluation des apports et des risques relatifs au déploiement d’une solution de gestion de la documentation est à la fois déterminante et complexe. Déterminante car il s'agit souvent d'un projet d'envergure aux investissements importants qui doivent être justifiés. Complexe car la couverture fonctionnelle de la documentation est très large. Elle laisse présager des retombées directes mais également indirectes dont la mise et évidence et la quantification n'est pas toujours aisée et dépendante du degré d’utilisation de la future solution.
Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils accompagne ses clients, à l'appui d'une démarche éprouvée :
-
Analyser les dysfonctionnements actuelsLes problèmes actuels dans la manipulation de dossiers papiers ou dans l'exploitation des documents numériques ont des coûts très importants.
-
Définir le périmètre de la solution envisagéeLes besoins et attentes des cibles du projet permettent de dégager les composantes fonctionnelles du dispositif et son degré d'intégration avec l’organisation et l'architecture technique et fonctionnelle existantes.
-
Evaluer les coûts et les risquesQu'il s'agisse de la conception et de la réalisation de la solution, de la reprise des éléments existants, de l'éventuelle organisation d'une cellule de documentation et de l'accompagnement des utilisateurs, la définition précise des coûts d'investissement et d'exploitation de la solution est un élément primordial. Mais la détermination des risques doit également tenir compte du degré d'appropriation de la solution en rapport avec les connaissances et l'engagement des futurs utilisateurs.
-
Mettre en évidence les opportunitésLe calcul du retour sur investissement doit prendre en compte différentes composantes : les bénéfices potentiels du projet en terme de productivité ou de fiabilité en rapport avec les apports fonctionnels de partage, de contrôle ou de circulation automatique de l’information ; les gains indirects qui feront progresser l'organisme en matière de qualité ou de productivité.
-
Elire le scénario optimalTous ces éléments permettent d’adopter une solution à la fois adaptée aux besoins et compatible avec l’environnement de déploiement.
|
