RECORDS MANAGEMENTChamps du Records Management
 Périmètre documentaire : tous les documents produits ou reçus dans le cadre des activités ou des obligations légales de l'organisme
Objectifs d'un système de Records Management
- Prendre en charge les documents depuis leur création
- Conserver les documents dans leur contexte
- Garantir la conservation et la restitution dans des délais et des supports adaptés
- Assurer la traçabilité des opérations sur les documents
- Communiquer les documents en respectant les droits d'accès
- Définir et garantir une organisation pérenne, homogène et globale
- Faciliter le changement d'organisation
- Intégrer, à terme, les process de gestion documentaire dans les processus métiers
Démarche à suivre
- Analyser les activités de l'organisme : Plan de classement des activités
- Analyser les exigences archivistiques : Besoins de preuve et d'information de chaque activité
- Sélectionner les documents à intégrer : Analyse des obligations de rendre compte issues de la réglementation, de l'analyse des risques induits par la perte des documents
- Définir la politique de conservation : Préserver l'information pour des usages futurs - Préserver les documents à valeur probante et leur contexte de production - Eliminer les documents inutiles
Points clés d'une démarche de Records Management
- L'organisation est primordiale.
- La charte d'archivage est l'outil central.
- La compétence des archivistes permet d'avancer plus rapidement.
- Le Records Management concerne, à priori, TOUTES les activités, TOUS les documents produits et reçus, sur TOUS les supports.
Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils accompagne ses clients, à l'appui d'une démarche éprouvée. Il définit et accompagne la mise en œuvre de démarche de Records Management au profit d'organismes publics ou privés.
- Le pilotage du projet. Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils intègre dans sa démarche, une étape préalable de programmation et de lancement de la mission, afin de valider la démarche, les objectifs, le calendrier, etc. du projet. Cette étape initiale est fondamentale pour garantir la bonne réalisation de la mission. Tout au long de la réalisation de la mission, Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils tient à jour des outils de suivi de la mission.
- Une définition précise du périmètre du projet. Il s'agit de bien définir le périmètre documentaire de la démarche : de quels documents s'agit-il ? quels sont les flux et les volumes de documents à prendre en compte ? etc.
- Une définition précise des besoins. Une analyse fine des besoins doit être réalisée, en privilégiant à chaque moment le service rendu en interne et en externe, et l'optimisation des processus métiers. Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils s'appuie sur son expertise de ce type de mission et sur les résultats de ses études et états de l'art dans ce domaine. L'analyse des aspects techniques et économiques vise à définir une organisation plus efficace.
- Construire un système de Records management cohérent avec le système d'information. L'objectif est de mettre à disposition des utilisateurs un système fiable, pérenne et évolutif, performant et ergonomique.
- L'accompagnement au changement. L'adhésion des acteurs en amont et leur mobilisation en aval sont des éléments clés de la réussite du projet. Concrètement, cette réussite passe par la mise en œuvre d'une démarche construite d'accompagnement, qui permet de garantir l'appropriation des acteurs grâce à un ensemble de principes, de méthodologies, de dispositifs intégrés dès le départ à la démarche projet.
Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils présente plusieurs atouts essentiels pour la réalisation des projets de Records Management, à l'appui notamment de :
- Son expertise dans le domaine de l'archivistique et de la gestion documentaire
- Son équipe de consultants et d'experts
- Sa collaboration et ses interventions auprès d'instances reconnues dans le domaine de l'archivage et de la gestion documentaire (Direction des Archives de France, APROGED, FNTC, etc.)
- Son expertise et sa participation à l'élaboration de référentiels normatifs dans le domaine de l'archivage (norme NF Z 42-013, norme ISO 15 489, etc.)
- Son indépendance par rapport à tout éditeur et/ou prestataire du marché
- Ses missions précédemment réalisées ou en cours de réalisation, notamment dans le domaine public et privé
Les méthodologies du Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils s'intègre dans une logique d'amélioration et d'optimisation de l'offre de services. Elles s'appuient sur un travail collaboratif tout en respectant les spécificités des organismes.
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