ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

Votre challenge 

• Une obligation légale

  L'évolution du contexte légal et réglementaire et la part croissante des documents électroniques natifs incitent à s'orienter vers la conservation sécurisée, pérenne et fiable des archives électroniques.   

• Une organisation efficace et fiable

Le choix des sources de données, la répartition des responsabilités, la définition des règles de gestion sont autant de questions essentielles qui doivent être étudiées avant de faire des choix techniques. Une approche globale de la gestion du cycle de vie des documents et du records management est indispensable pour couvrir l'ensemble du périmètre.

• Des solutions techniques pérennes

Formats, supports, numérisation, conversion, migration, métadonnées pour la gestion et la recherche : autant de choix qui conditionnent l'efficacité et la durée de vie des archives électroniques. Archivage intégré en aval d'une solution de GED ou recours à un tiers archiveur certifié : une étude technico-économique est nécessaire pour choisir la solution optimale en fonction des contraintes spécifiques de l'entreprise.

Notre réponse

Une démarche rigoureuse et une assistance pour toutes les étapes essentielles

• Evaluer les archives à prendre en compte

Une analyse des dossiers et des documents est un préalable indispensable. L'identification des types de documents et des gisements à prendre en compte, l'estimation des volumes et des flux existants, la caractérisation des données et des documents à traiter impliquent une approche spécialisée.

• Auditer et adapter l'organisation

La charte d'archivage définit les règles de gestion par activité opérationnelle et par famille de documents. L'attribution précise des responsabilités de collecte et de conservation permet de limiter la coûteuse inflation des exemplaires multiples et des durées de rétention inutilement longues.

• Définir les orientations techniques

Les choix techniques dépendent de l'architecture du système d'information, des contraintes induites par l'organisation et par le contexte légal et réglementaire applicable.

• Choisir et exploiter une solution technique adaptée

La recherche d'une solution adaptée passe par la préparation d'un cahier des charges précis définissant : le contexte technique, la typologie des documents et des données à archiver, les fonctions à assurer, les contraintes liées à la valeur probante des documents.

Les règles d'exploitation garantissent un fonctionnement optimal pour les volumes conservés, la gestion des droits d'accès, la sécurité des données et des équipements, la suppression des contenus obsolètes, les coûts d'exploitation.

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