LE POINT SUR LA DEMATERIALISATION
Vous avez dit
« Dématérialisation » ?
La
dématérialisation
consiste à remplacer progressivement l’utilisation
de documents sur papier par
l’échange de documents numériques.
C’est un premier pas vers un monde avec
moins de papier en attendant le monde du futur sans papier.
En pratique, plusieurs
situations existent. Il y a d’abord le cas des documents
reçus sous forme papier :
courrier entrant, factures des fournisseurs, etc. Ces documents devront
être
numérisés
–dématérialisés - avec des
scanneurs adaptés aux formats et aux
quantités à traiter. Il y a ensuite les documents
produits avec des outils
informatiques permettant de récupérer directement
les contenus sous forme
numérique : factures des clients, bulletins de
paie, courrier sortant,
etc. Il y a enfin les contenus nativement numériques qui ne
sont pas
directement des documents mais qui doivent être
conservés comme preuve des
échanges ou des transactions :
comptabilité informatisée, messagerie
électronique, site web.
Ce que
permet la loi actuelle
La loi française
et le cadre
réglementaire ont été
adaptés à partir de mars 2000 pour transposer les
directives européennes. Moyennant quelques
précautions, les documents numériques
ont la même valeur de preuve devant une juridiction que les
documents sur
papier. Le Code civil révisé dit
précisément.
| «
L’écrit sous forme
électronique est admis en preuve au même titre que
l’écrit sur support papier,
sous réserve que puisse être dûment
identifiée la personne dont il émane et
qu’il soit établi et conservé dans des
conditions de nature à garantir
l’intégrité. » (art.
1316-1 C. civ.) |
Cette
évolution
rend
possible la création de factures numériques, de
bulletins de paie numériques,
de lettres recommandées électroniques,
…
En
revanche, la
numérisation
d’un original reçu sous forme papier ne fournit
qu’une copie numérique !
L’application de ces principes nécessite donc une
réflexion sur l’utilité des
documents et sur les risques induits par
la dématérialisation.
En pratique, les documents
numériques sont utilisables comme preuve dans la
majorité des échanges entre
les entreprises, les administrations, les consommateurs.
Bénéfices de la
dématérialisation
Le passage aux documents
numériques se traduit par des gains importants tant sur le
plan économique
qu’en qualité de services.
Gains de
productivité
induits par un accès aux documents immédiat et
partagé sur tous les postes de
travail reliés au réseau informatique. Economie
des moyens logistiques :
classement, archivage, transport, affranchissement.
Les
économies potentielles
sont directement fonction des volumes traités et de la
fréquence d’utilisation
des dossiers et des documents qu’ils contiennent.
|
L’utilisation des
documents
dématérialisés permet une
amélioration de la qualité des services rendus
à tous
les acteurs : amélioration du confort de travail
des agents qui peuvent intervenir
sur des sites distants, pilotage plus aisé des processus
administratifs, modernisation
des échanges avec les partenaires économiques et
avec les administrations, nouveaux
services offerts aux clients (centre d’appels,
accès en ligne aux factures, aux
relevés de comptes).
Enfin la gestion des
documents sous forme numérique permet de renforcer la
sécurité des documents et
la traçabilité des opérations.
| Les
bénéfices de la
dématérialisation impliquent une mise en
œuvre rigoureuse
et la prise en compte de contraintes organisationnelles et techniques.
|
Accompagner la mutation des habitudes
La
dématérialisation ne concerne pas
forcément
tous les processus de l’entreprise. Elle peut se limiter aux
activités
stratégiques et/ou très exigeantes en terme de
productivité ou de temps de
réponse. Une analyse globale et un schéma
d’ensemble seront nécessaires pour
choisir et délimiter les domaines d’applications.
Dans les services concernés,
il conviendra de revoir les procédures utilisées,
de les adapter pour tenir
compte des possibilités apportées par une gestion
informatisée des procédures,
de revoir et de préciser les typologies documentaires et les
modèles de dossiers.
La
numérisation des flux
papier entrant est une activité nouvelle dont le bon
fonctionnement conditionne
l’efficacité de l’ensemble de la
chaîne. Les méthodes et les moyens techniques
nécessaires doivent être
étudiés de façon précise.
L’accompagnement
du
changement est un facteur clé de succès
d’un projet de dématérialisation.
|
Contraintes de sécurité
La conservation des
documents numériques susceptibles de servir de preuve
juridique implique des
mesures particulières.
Pour répondre aux exigences
du nouveau contexte définies par le Code civil
révisé en mars 2000, il est
indispensable de garantir la sécurité,
l’intégrité, la
pérennité, la
traçabilité des documents
dématérialisés produits et
reçus. Au delà des mesures
habituelles de sécurisation des systèmes
informatiques, il est indispensable de
se prémunir contre les conséquences des incidents
qui pourraient entrainer la
perte de documents détenus uniquement sous forme
numérique. En particulier, il
est nécessaire de dupliquer les
systèmes
de stockage des données sur des sites assez
éloignés pour parer aux
conséquences d’un sinistre majeur mettant en cause
l’intégrité d’un site.
Diversité des solutions informatiques
La
gestion des documents
dématérialisés repose sur une solution
de gestion électronique de documents
(GED) ou sur une solution de gestion de contenu (ECM). Dans la
majorité des
cas, cette solution doit intégrer les moyens
nécessaires au traitement des
documents reçus sous forme de papier (scanneurs, lecture
automatique). La
connexion du système de gestion des documents avec les
applications de gestion
existantes est toujours nécessaire.
La mise
en place de la
solution peut reposer sur des progiciels fonctionnant sur des moyens
internes
propres à l’entreprise. Mais le recours
à des solutions partiellement ou totalement
externalisées constitue une alternative rationnelle, en
particulier pour les
PME qui trouveront chez des prestataires
spécialisés les garanties de
pérennité
et de sécurité difficiles à
créer en interne.
En outre,
certains
traitements comme la numérisation, le traitement des flux
entrant et sortant et
l’archivage peuvent être pris en charge par des
prestataires spécialisés.
Dans tous les cas, le choix
judicieux de la solution passe par une analyse critique des besoins et
un cahier
des charges précis.
Démarche de mise en œuvre
Un projet de
dématérialisation comprend de multiples facettes
qui doivent être analysées de
façon méthodique : choix du
périmètre, des activités et des
familles de documents
à prendre en compte ; adaptation des
procédures existantes et du
fonctionnement des services concernés ;
définition de l’architecture et
des fonctionnalités du système
nécessaire ; recherche d’une solution et
d’un prestataire capable d’assurer son
intégration dans le contexte
informatique existant.
Quelques exemples opérationnels
Les
administrations
nationales et locales sont à l’avant-garde du
développement de la dématérialisation.
Les télé-déclarations administratives
(TVA, impôts sur le revenu, données
sociales) sont maintenant largement connues des entreprises. Il
convient également
de rappeler la dématérialisation des appels
d’offres publics : publicité
sur les places de marché, possibilité
d’obtenir les dossiers de consultation,
puis de déposer une offre avec preuve de
dépôt et archivage électronique des
offres.
La
dématérialisation du
courriers entrant et sortant est un des domaines les plus actifs aussi
bien
dans le secteur public (collectivités locales notamment) que
dans les
entreprises privées.
En raison
des
économies
qu’elle peut engendrer, la
dématérialisation des factures
envoyées aux clients
est un facteur essentiel dans la modernisation des relations BtoB. De
même, la
numérisation des factures reçues des fournisseurs
peut permettre d’économiser
sur la gestion des données comptables correspondantes. Mais
attention, une
facture numérisée n’est
qu’une copie numérique ; en cas de
contrôle
fiscal, seule la facture originale reçue permet de justifier
la déduction de la
TVA sur les achats.
Une loi spécifique de mai
2009 permet de dématérialiser le bulletin de
paie. Il est maintenant possible
de remettre aux salariés qui l’acceptent
explicitement un bulletin de paie numérique.
Les
officiels ministériels ont maintenant la
possibilité de produire des actes
authentiques numériques qui sont conservés
à long terme. Ainsi, les notaires peuvent
produire des actes authentiques sur support électronique
(AASSE) conservés dans
le minutier central électronique du notariat. Les huissiers
de justice ont
également développé une solution
spécifique.
o O o
Philippe
MARTIN – Expert Associé
Svetlana
JUIN - Directrice générale
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