GED - Gestion Electronique de Documents
 Les objectifs justifiant la mise en place d'une solution de GED sont variés. Qu'il s'agisse de proposer un portail unique de services numériques à destination des agents ou de clients, de diminuer les délais de production, de sécuriser l'accès à des informations, d'aider à la mise en place et au respect de règles et de normes légales ou internes, ou de partager un dossier vivant dématérialisé unique, la GED dispose d'atouts importants pour atteindre ces objectifs.
La gestion de l'information représente des coûts cachés qui sont estimés à près de 30% du chiffre d'affaires d'une société.
Dans ce contexte, l'évaluation des apports et des risques relatifs au déploiement d'une solution de GED est à la fois déterminante et complexe ; déterminante, car il s'agit souvent d'un projet d'envergure aux investissements importants qui doivent être justifiés ; complexe car la couverture fonctionnelle de la GED est très large.
Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils accompagne ses clients, à l'appui d'une démarche éprouvée dans la gestion électronique de documents :
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Analyser les dysfonctionnements
Les problèmes actuels dans la manipulation de dossiers papiers ou dans l'exploitation des documents numériques ont des coûts très importants.
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Définir le périmètre de la solution envisagée
Les besoins et attentes des cibles du projet permettent de dégager les composantes fonctionnelles du dispositif et son degré d'intégration avec l'architecture technique et fonctionnelle existante.
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Evaluer les coûts et les risques
Qu'il s'agisse de la conception et de la réalisation de la solution, de la reprise des éléments existants, de l'éventuelle organisation d'une cellule de numérisation et de l'accompagnement des utilisateurs, la définition précise des coûts d'investissement et d'exploitation de la solution est un élément primordial.
Mais la détermination des risques doit également tenir compte du degré d'appropriation de la solution en rapport avec les connaissances et l'engagement des futurs utilisateurs.
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